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【全社会人必見】「人に伝えるのが苦手…」を克服できる!要点整理のポイント

人に何かを伝えるとき、自分が話したいことをひたすら話してしまい、

「…で、結局何が言いたいの?」

と言われた経験はありませんか?

この記事を読めば、「人に伝えるのが苦手…」を克服でき、説明上手になれます。

ぜひ最後までご覧ください。

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目次

要点整理のポイント

まず、要点整理のポイントは3つあります。

  1. 目的や要旨は冒頭に明示する
  2. 残タスク/次ステップがある場合、担当者・締切と合わせて明示する
  3. 詳細は後でまとめて書く

①目的や要旨は冒頭に明示する

今から何の話が始まるのかがわからないと、読み手や聞き手は集中できません。

どんな報告でも、常に目的や要旨は冒頭に書くと、受け手はスムーズに理解できます。

この記事でも、冒頭に「要点整理のポイントは3つあります」と触れています。

こうすることで、読み手であるあなたは、

「これから3つのポイントについての解説があるんだな」

と心構えができますよね。

有名な説明・報告の型として、PREP(プレップ)法があります。

「プレップ法って何?」という方は以下の記事をご覧ください。

②残タスク/次ステップがある場合、担当者・締切と合わせて明示する

冒頭に目的を聞いたあと、受け手が最も気になること。

それは、その目的を達成するためには、

  • 誰が
  • いつまでに
  • 何を
  • 達成できるように動いているのか

です。

「…で、結局何をして欲しいの?」

と聞き返されないためにも、報告する前に内容を整理しましょう。

③詳細は後でまとめて書く

詳細から書くと冗長になります。

なので、

  1. 目 的
  2. 詳 細

の順番で説明することを意識しましょう。

詳細を書くときのポイント

  • 5W1Hを意識する
  • 定量的なものは、できる限り数字で表現する

「商品Aはどれくらい売れたの?」という質問に対して、

「けっこう売れました」と回答するのではなく、具体的な数字で回答できるようにしましょう。

口頭での報告の際に意識すること

口頭での報告の際に意識することは、

「自分が話したいことを話すのではなく、相手が聞きたいことを話す

です。

具体的なポイントは3つ。

  1. 聞かれたことにきちんと答える
  2. 報告したあとの、次に来る質問を想定する
  3. 自分なりの結論を持つ

①聞かれたことにきちんと答える

「名前」を聞かれているのに、「住所」を答えるようなことはしてはいけません。

聞かれたことに答えていない例

上司:「この前お願いした書類、提出できそうかな?」

部下:「いやーちょっと今日明日は会議が立て続けで、時間が取れなくて…」

これでは上司の質問に対して回答になっていませんよね…(;’∀’)

②報告したあとの、次に来る質問を想定する

次に来る質問を想定できていない例

上司:「先週の売上額の昨年比はどのくらい?」

部下:「110%でした!」

上司:「なるほど。どの商品が伸びに貢献したの?」

部下:「えっと…調べていません…」

相手の質問を想定して下調べしておくと、「できる人!」と思われます( ´∀` )

③自分なりの結論を持つ

結論を持っていない例

部下:「A案、B案、C案があり、それぞれのメリット・デメリットは次のとおりです。」

上司:「で、君はどの案がいいと思うの?」

部下:「え…。一長一短だから上司に決めてもらおうと思っていて、特に私自身に意見はありません…。」

あなた自身が「どう思うのか」という意見を伝えるようにしましょう。

まとめ

要点整理して伝えることは、相手に対する「思いやり」だと思います。

思いやりの力を磨いて快適に働きましょう。

ポイントのおさらいです。

要点整理のポイント

  • 目的や要旨は冒頭に明示する
  • 残タスク/次ステップがある場合、担当者・締切と合わせて明示する
  • 詳細は後でまとめて書く

口頭での報告の際に気をつけるポイント

  • 目的や要旨は冒頭に明示する
  • 残タスク/次ステップがある場合、担当者・締切と合わせて明示する
  • 詳細は後でまとめて書く

もっと詳しく知りたいあなたへ

最後までご覧いただき、ありがとうございました。

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ぜひお手に取ってご覧くださいませ。

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