【全社会人必見】「人に伝えるのが苦手…」を克服できる！要点整理のポイント

人に何かを伝えるとき、自分が話したいことをひたすら話してしまい、

「…で、結局何が言いたいの？」

と言われた経験はありませんか？

この記事を読めば、「人に伝えるのが苦手…」を克服でき、説明上手になれます。

ぜひ最後までご覧ください。

要点整理のポイント

まず、要点整理のポイントは３つあります。

①目的や要旨は冒頭に明示する

今から何の話が始まるのかがわからないと、読み手や聞き手は集中できません。

どんな報告でも、常に目的や要旨は冒頭に書くと、受け手はスムーズに理解できます。

この記事でも、冒頭に「要点整理のポイントは3つあります」と触れています。

こうすることで、読み手であるあなたは、

「これから3つのポイントについての解説があるんだな」

と心構えができますよね。

有名な説明・報告の型として、PREP(プレップ)法があります。

「プレップ法って何？」という方は以下の記事をご覧ください。

②残タスク/次ステップがある場合、担当者・締切と合わせて明示する

冒頭に目的を聞いたあと、受け手が最も気になること。

それは、その目的を達成するためには、

です。

「…で、結局何をして欲しいの？」

と聞き返されないためにも、報告する前に内容を整理しましょう。

③詳細は後でまとめて書く

詳細から書くと冗長になります。

なので、

1. 目 的
2. 詳 細

の順番で説明することを意識しましょう。

「商品Aはどれくらい売れたの？」という質問に対して、

「けっこう売れました」と回答するのではなく、具体的な数字で回答できるようにしましょう。

口頭での報告の際に意識すること

口頭での報告の際に意識することは、

「自分が話したいことを話すのではなく、相手が聞きたいことを話す」

です。

具体的なポイントは3つ。

①聞かれたことにきちんと答える

「名前」を聞かれているのに、「住所」を答えるようなことはしてはいけません。

聞かれたことに答えていない例

これでは上司の質問に対して回答になっていませんよね…(;’∀’)

②報告したあとの、次に来る質問を想定する

次に来る質問を想定できていない例

相手の質問を想定して下調べしておくと、「できる人！」と思われます( ´∀｀ )

③自分なりの結論を持つ

結論を持っていない例

あなた自身が「どう思うのか」という意見を伝えるようにしましょう。

まとめ

要点整理して伝えることは、相手に対する「思いやり」だと思います。

思いやりの力を磨いて快適に働きましょう。

ポイントのおさらいです。

もっと詳しく知りたいあなたへ

最後までご覧いただき、ありがとうございました。

もっと詳しく知りたいあなたへ。

書籍のご案内です。

読むだけで見違えるほど、説明がうまくなります。

ぜひお手に取ってご覧くださいませ。