【評価が上がる!】伝わるプレゼン 比較検討資料の作り方を徹底解説【パワーポイント】

こんにちは。ろぼ(nb_san_pc)です。

「来週の会議の資料作っておいて!」

上司から資料作成を頼まれたり、自分の企画を提案したりと色々ありますが、どちらにせよ資料作成は面倒ですよね。

せっかく長い時間かけて資料を作ったのに「内容がわかりにくい」「見づらい」なんて理由で却下されたら悲しくなります。

今回は資料作成が苦手な人に向けて、伝わる社内プレゼン資料の作り方《比較検討編》を解説します。

この記事の目的は「資料作成の手順や見せ方をテンプレート化して、誰でもカンタンに資料を作れるようにする」です。

資料作成の目的は「伝わる」こと。

相手にとって価値のある情報を提示することにより、相手の共感・納得・行動を促すためです。

自分が思っていることをただ「伝える」だけでは行動を促せませんのでご注意を。

こんな方におすすめ
  • 資料作成って、結局何から手をつけていいかわからない。
  • 短い時間で相手に伝わる資料を作りたい。
  • 資料を作ると「内容がわかりにくい」「見づらい」という反応をされる。
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ろぼです。

オンラインアシスタントとして、

資料作成を代行する仕事をしています。

資料作成=いきなりパソコンで作業し始めない

今回は社内プレゼン資料《比較検討編》として、AまたはBのどちらを選択すべきか上司に判断を委ねるタイプの資料の作り方を解説します。

資料作成にあたって一番大事なポイントは「いきなりパソコンで作業し始めない」こと。

まずは事前に情報を整理して構成をまとめることが大切です。

資料を作るという作業は最後の工程であることを忘れないでください。

「え?最初からパソコンで作業したほうが早いのでは?」と思った方。

騙されたと思って、これから解説する手順で資料を作ってみてください。

遠回りのように感じるかもしれませんが、結果的に作業時間の短縮や手戻りの削減につながることを実感できるはずです。

資料作成を登山として考える

「いきなりパソコンで作業し始めない」とお伝えした理由を登山にたとえてみます。

登山をするとき、山頂がきまっているからこそ、到達に向けたルートや、自分の体力と折り合いをつけて休憩などをするわけです。もしこの山頂が決まっていないまま登山に向かうと、違う山の頂上に着いたり、迷って帰れなくなったりします。

このように仕事では「どこに向かって作業を進めていくのか」ということが重要。

引用:「AI分析でわかった トップ5%社員の習慣」 越川慎司 著

資料作成に長い時間をかけて、パワーポイントのスライドを量産することが目的ではありません。

社内プレゼン用 比較検討資料の作成手順

それでは具体的な作り方の手順を解説します。

今回は「社内で使うチャットツールを統一したい。Chatwork(チャットワーク)とSlack(スラック) どちらにするか比較したい」というテーマにします。

①資料の目的を明確にする

まずは何を目的として資料を作るのかを明確にしておきましょう。

目的が曖昧なまま作成すると、先ほどの登山の例のように、方向性の間違った資料が出来上がってしまいます。

上司から資料作成を依頼されて、指示が曖昧なときってありますよね。

そんな時は最低限3つのポイントを確認しておきましょう。

ポイント
  1. 資料作成の目的は?(ex.社内ツールの比較資料)
  2. ファイル形式は?(ex.パワーポイント)
  3. 提出期限は?(ex.1週間後)

②資料の構成を決める

資料を作る目的が決まった後は、構成を決めていきます。

読み手にとって必要な情報とは何か考えましょう。

構成例を紹介します。

構成例
  • 表紙
  • 目次
  • 課題の提示(周知されている場合は不要)
  • 各社概要
  • 機能一覧
  • 比較(機能、価格、特徴)
  • まとめ(行動の喚起)

「ChatworkかSlackのどちらに統一すべきか」を目的とした資料です。

最終的には行動に繋げることが目標ですので、行動を促すスライドを盛り込むことが大切です。

このようにストーリーを形式(フォーマット)化してしまえば、次に似た目的の資料を作るときにゼロから考える必要がありません。

ポイント

構成を考えたら依頼者(上司)に確認しましょう。

もし方向性がずれていた場合、この時点で修正すれば手戻りが少なくなります。

依頼する側もされる側も負担が少なくなるのでオススメ。

パワーポイントの完成例をお見せします。

表紙

目次

各社概要

機能一覧

比較

まとめ

③構成に必要な情報を調べる

構成が決まり資料の道筋が見えてきた後は、読み手が関心を持って資料を参照できるように、必要な情報を収集します。

提示する情報が曖昧だと、資料内容に信憑性がなくなり根拠のあるプレゼンや議論が出来なくなってしまいますので注意しましょう。

④資料を作成しよう

ここまできたらパワーポイントを起動します。

とはいえ、毎回まっさらなスライドから作るのは大変です。

そんなときは、事前にオリジナルのテンプレートを用意しておきましょう。

【POINT】資料作成5つのポイント

(1) 色・フォント

「これも重要。あ、これも重要。」とよかれと思って色を使いまくり、ゴテゴテな資料作っていませんか?

資料に使うカラーは「文字色」、「背景」、「アクセント」。この3色で十分です。

フォントは特に指定が無ければ見やすい「メイリオ」を使いましょう。

(2) 1スライド1メッセージ

1枚のスライドでたくさん情報を盛り込んだ方が効率的に感じがちですが、1枚にキーワードを詰め込みすぎると、メッセージのインパクトが弱まり、結果としてどれも聞き手の印象に残りにくくなります。

また、文字周りには余白を持たせることを意識しましょう。

(3) 文章よりも箇条書き

極限までムダな要素を削ぎ落すのが基本。文章よりも箇条書きが好まれます。

(4) 表やグラフを活用する

機能一覧を表形式でシンプルにまとめました。

場合によっては円グラフや棒グラフ、折れ線グラフを活用しましょう。

(5) デザインテンプレートは使わない

パワーポイントには、もともと入っているデザインテンプレートがありますが、使わないようにしましょう。理由はデザイン初心者には扱いづらいからです。

個人的には「見づらい」「ダサい」「苦手だった元上司がよく使っていたからキライ」という理由で使っていません…。

⑤資料を提出して評価してもらう

資料は作って終わりではありません。

仮で完成させた資料の全体を眺めて、「資料の目的は果たしているか」「ストーリーに不自然な箇所はないか」という客観的な視点で見直してみましょう。

問題なければ依頼者(上司)に提出して評価してもらい、修正すべきところがあれば速やかに修正しましょう。

「あとは社内プレゼンに備えるだけ」という段取りです。

まとめ

今回は社内プレゼン資料《比較検討編》として、AまたはBのどちらかを上司に判断を委ねるタイプの資料の作り方を解説しました。

資料作成にあたって一番大事なポイントは「いきなりパソコンで作業し始めない」こと。

まずは事前に情報を整理して構成をまとめることを意識しましょう。

実際に作業する際はオリジナルのテンプレートを作っておくことをオススメします。これだけで作業効率が数倍良くなることを実感できるはず。

最後に資料作成前・作業中のポイントをおさらいしましょう。

作成前のチェックポイント
  1. 資料作成の目的は?(ex.社内ツールの比較資料)
  2. ファイル形式は?(ex.パワーポイント)
  3. 提出期限は?(ex.1週間後)

資料の構成を考えたら依頼者(上司)に確認しましょう。

もし方向性がずれていた場合、この時点で修正すれば手戻りが少なくなります。

資料作成の5つのポイント
  1. 色・フォント
  2. 1スライド1メッセージ
  3. 文章よりも箇条書き
  4. 表やグラフを活用する
  5. デザインテンプレートは使わない

最後までご覧いただき、ありがとうございました。

資料作成のお役に立てればうれしいです。

 

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