【カンタン自動化】スプレッドシート×Formsで在庫管理表をつくろう【わかりやすく解説】

こんにちは。ROBOです。

営業などの外回りをする仕事で、商品または部品の在庫管理に苦労していませんか?

たとえば、

「会社に戻らないとデータ入力できない。」

「リアルタイムで在庫状況を知りたい。」

「そもそも会社に在庫管理システムがなくて苦労している。」

今回は誰でもカンタンに作れるGoogleアプリを使った在庫管理表の作り方を解説します。

GoogleスプレッドシートForms(フォームズ)の2つのアプリを使います。

どちらも無料で使えますのでぜひお試しを。

こんな方におすすめ
  1. スマホを使って在庫管理したい。
  2. リアルタイムで在庫状況を更新したい。
  3. 手間の掛からないシンプルな管理表が欲しい。

★個人でネットショップを運営されている方にもオススメです。

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自己紹介

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ROBOです。

MOS資格(エクセル・ワード・パワーポイント)取得。

現在はGoogleアプリの勉強中。

【完成品】スプレッドシートとFormsを連携して在庫管理しよう

スプレッドシート(在庫管理表)

この在庫管理表は1度作ってしまえば、数値が自動で更新されます!

Forms(在庫登録フォーム)

データの流れ(イメージ)

Google Forms 外出先でスマホを使って在庫の入出庫を登録する。
Google スプレッドシート Formsに入力された内容を自動で集計する。

Google Forms(在庫登録フォーム)の作り方手順

まずは在庫登録フォームから作成しましょう。

①Formsを立ち上げよう

Googleの検索画面右上のボタンから「Forms」をクリックします。

新しいフォームを作成から《空白》をクリックします。

②登録フォームのタイトルを入力しよう

無題のフォームをクリックしてタイトルを入力します。

今回はシンプルに《在庫登録》にします。

③各項目を入力しよう

管理する項目は以下のとおり。

項 目入力形式詳 細
日 付日 付日付を選択。
商品名ラジオボタンパソコン・マウス・キーボードから選択。
入出庫ラジオボタン入庫・出庫から選択。
数 量記述式数を入力。

日付の項目を設定します。

質問欄に《日付》、右側の入力形式を《日付》にします。

質問を追加します。

画面右側の+マーク《質問を追加》をクリックします。

商品名の項目を入力します。

質問欄に《商品名》、右側の入力形式を《ラジオボタン》にします。

選択肢を追加に《パソコン、マウス、キーボード》と入力します。

入出庫・数量も同様の手順で入力します。

すべて入力が完了した後のプレビュー画面です。

これで在庫登録フォームは完成です。

④在庫登録フォームを共有しよう

自分以外の方に入力してもらう場合は、この登録フォームを共有しましょう。

画面右上の《送信》ボタンを押します。

真ん中のリンクアイコンを押して、URLを短縮にチェックを入れます。

画面右下の《コピー》ボタンでリンクを共有できます。

⑤在庫登録フォームに入力してみよう

作成した登録フォームに必要事項を入力して送信してみましょう。

画面右上の目のマーク《プレビュー》をクリックします。

プレビュー画面が表示されるので、各項目に入力して送信しましょう。

入力し終えたら《送信》ボタンを押します。

⑥回答を確認してみよう

在庫登録フォームに戻ると回答❶となっています。

回答❶》をクリックして送信した内容が反映されているか確認します。

回答画面はこちら。

Formsの解説は以上です。つづいてスプレッドシートを作成しましょう。

Google スプレッドシート 在庫管理表の作り方手順

①Formsの回答ページとスプレッドシートを連携させよう

先ほど作成した登録フォームの回答ページを表示させます。

そこから《スプレッドシートの作成》アイコンをクリック。

新しいスプレッドシートを作成》を選択して《作成》ボタンを押します。

自動的にスプレッドシートが立ち上がり、回答結果が表示されます。

この時点でも感動的なのですが、もうひと手間加えてわかりやすい集計表を作りましょう。

このあと作る集計表の動作確認をするために、ダミーで10件登録しました。

②わかりやすい集計表を作成しよう

フォームの回答とは別にシートを用意します。

画面左下の《+マーク》を押します。

シート2》が追加されました。こちらに集計表を作成します。

商品名・入庫数・出庫数・現在在庫数がわかる表を用意します。

入庫・出庫・現在在庫数にそれぞれ関数を入れていきます。

まずは商品名パソコン・入庫のC4セルです。

関数を使おう

SUMIFS関数

特定の文字列の指定、数値や日付との比較、部分一致での抽出 などの条件を複数指定して数値を合計できます。

今回の場合「商品名がパソコンで入庫した数は?」「商品名がパソコンで出庫した数は?」を求めることができます。

C4セルにはこのような式を入れました。

=SUMIFS(‘フォームの回答 1’!$E$2:$E$20,‘フォームの回答 1’!$C$2:$C$20,$B4,‘フォームの回答 1’!$D$2:$D$20,C$3)

フォームの回答シートの20行目まで集計する場合

入出庫のセルに数式をコピーします。

現在在庫数は《入庫ー出庫》の式を入れます。

③セルの表示形式を変えよう

集計表に数字だけ表示されているので、「個」という字を表示させましょう。

枠の範囲を選択します。

表示形式》から《数字》を選択します。

0″個”》をクリックします。

これで完成です。

あとは在庫登録フォームから送信されたデータが自動的に集計表に反映されます。

まとめ

今回は GoogleスプレッドシートFormsの2つのアプリを連携させた在庫管理表の作り方を解説しました。

普段難しく感じる関数はたった1つ(SUMIFS関数)しか使っていません!

こんなカンタンに自動化できるなんて・・・感動です。

作成手順のおさらいをしましょう。

作成手順まとめ
  1. Formsで在庫登録フォームをつくる。
  2. スプレッドシートで集計表を作成する。
  3. 動作確認する。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。

皆さんのお役に立てれば嬉しいです。

パソコンスキルをアップしたい方へ

今回ご紹介したのはGoogleアプリに関する内容でしたが、パソコンスキルの基礎を学ぶためにはMOS資格試験の学習をすることをオススメします。

エクセル・ワード・パワーポイントの基礎を学習すると、Googleアプリのスキル習得もカンタンにできるからです。(私がそうでした。)

最後にオススメの書籍を紹介します。

 

 

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