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【カンタン自動化】スプレッドシート×Formsで在庫管理表をつくろう【わかりやすく解説】

営業などの外回りをする仕事で、商品または部品の在庫管理に苦労していませんか?

たとえば、

「会社に戻らないとデータ入力できない。」

「リアルタイムで在庫状況を知りたい。」

「そもそも会社に在庫管理システムがなくて苦労している。」

今回は誰でもカンタンに作れるGoogleアプリを使った在庫管理表の作り方を解説します。

GoogleスプレッドシートとForms(フォームズ)の2つのアプリを使います。

どちらも無料で使えますのでぜひお試しを。

こんな方におすすめ
  • スマホを使って在庫管理したい。
  • リアルタイムで在庫状況を更新したい。
  • 手間の掛からないシンプルな管理表が欲しい。

★個人でネットショップを運営されている方にもオススメです。

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目次

【完成品】スプレッドシートとFormsを連携して在庫管理しよう

スプレッドシート(在庫管理表)

この在庫管理表は1度作ってしまえば、数値が自動で更新されます!

Forms(在庫登録フォーム)

データの流れ(イメージ)

Google Forms 外出先でスマホを使って在庫の入出庫を登録する。
Google スプレッドシート Formsに入力された内容を自動で集計する。

Google Forms(在庫登録フォーム)の作り方手順

まずは在庫登録フォームから作成しましょう。

STEP
Formsを立ち上げよう
STEP
登録フォームのタイトルを入力しよう
STEP
各項目を入力しよう
STEP
在庫登録フォームを共有しよう
STEP
在庫登録フォームに入力してみよう
STEP
回答を確認してみよう

Formsを立ち上げよう

Googleの検索画面右上のボタンから「Forms」をクリックします。

新しいフォームを作成から《空白》をクリックします。

登録フォームのタイトルを入力しよう

無題のフォームをクリックしてタイトルを入力します。

今回はシンプルに《在庫登録》にします。

各項目を入力しよう

管理する項目は以下のとおり。

項 目入力形式詳 細
日 付日 付日付を選択。
商品名ラジオボタンパソコン・マウス・キーボードから選択。
入出庫ラジオボタン入庫・出庫から選択。
数 量記述式数を入力。

日付の項目を設定します。

質問欄に《日付》、右側の入力形式を《日付》にします。

質問を追加します。

画面右側の+マーク《質問を追加》をクリックします。

商品名の項目を入力します。

質問欄に《商品名》、右側の入力形式を《ラジオボタン》にします。

選択肢を追加に《パソコン、マウス、キーボード》と入力します。

入出庫・数量も同様の手順で入力します。

すべて入力が完了した後のプレビュー画面です。

これで在庫登録フォームは完成です。

在庫登録フォームを共有しよう

自分以外の方に入力してもらう場合は、この登録フォームを共有しましょう。

画面右上の《送信》ボタンを押します。

真ん中のリンクアイコンを押して、URLを短縮にチェックを入れます。

画面右下の《コピー》ボタンでリンクを共有できます。

在庫登録フォームに入力してみよう

作成した登録フォームに必要事項を入力して送信してみましょう。

画面右上の目のマーク《プレビュー》をクリックします。

プレビュー画面が表示されるので、各項目に入力して送信しましょう。

入力し終えたら《送信》ボタンを押します。

回答を確認してみよう

在庫登録フォームに戻ると回答❶となっています。

回答❶》をクリックして送信した内容が反映されているか確認します。

回答画面はこちら。

Formsの解説は以上です。つづいてスプレッドシートを作成しましょう。

Google スプレッドシート 在庫管理表の作り方手順

STEP
Formsの回答ページとスプレッドシートを連携させよう
STEP
わかりやすい集計表を作成しよう
STEP
セルの表示形式を変えよう

Formsの回答ページとスプレッドシートを連携させよう

先ほど作成した登録フォームの回答ページを表示させます。

そこから《スプレッドシートの作成》アイコンをクリック。

新しいスプレッドシートを作成》を選択して《作成》ボタンを押します。

自動的にスプレッドシートが立ち上がり、回答結果が表示されます。

この時点でも感動的なのですが、もうひと手間加えてわかりやすい集計表を作りましょう。

このあと作る集計表の動作確認をするために、ダミーで10件登録しました。

わかりやすい集計表を作成しよう

フォームの回答とは別にシートを用意します。

画面左下の《+マーク》を押します。

シート2》が追加されました。こちらに集計表を作成します。

商品名・入庫数・出庫数・現在在庫数がわかる表を用意します。

入庫・出庫・現在在庫数にそれぞれ関数を入れていきます。

まずは商品名パソコン・入庫のC4セルです。

関数を使おう

SUMIFS関数

特定の文字列の指定、数値や日付との比較、部分一致での抽出 などの条件を複数指定して数値を合計できます。

今回の場合「商品名がパソコンで入庫した数は?」「商品名がパソコンで出庫した数は?」を求めることができます。

C4セルにはこのような式を入れました。

=SUMIFS(‘フォームの回答 1’!$E$2:$E$20,‘フォームの回答 1’!$C$2:$C$20,$B4,‘フォームの回答 1’!$D$2:$D$20,C$3)

フォームの回答シートの20行目まで集計する場合

C4セルに入力した、SUMIFS関数の中身を分解してみると…

数式
意味
  • フォームの回答 1′!$E$2:$E$20
  • 合計範囲(数量の列)
数式
意味
  • フォームの回答 1′!$C$2:$C$20,$B4
  • 商品名列のパソコンの数
数式
意味
  • フォームの回答 1′!$D$2:$D$20,C$3
  • 入出庫列の入庫の数

入出庫のセルに数式をコピーします。

現在在庫数は《入庫ー出庫》の式を入れます。

セルの表示形式を変えよう

集計表に数字だけ表示されているので、「個」という字を表示させましょう。

枠の範囲を選択します。

表示形式》から《数字》を選択します。

0″個”》をクリックします。

これで完成です。

あとは在庫登録フォームから送信されたデータが自動的に集計表に反映されます。

まとめ

今回は GoogleスプレッドシートFormsの2つのアプリを連携させた在庫管理表の作り方を解説しました。

普段難しく感じる関数はたった1つ(SUMIFS関数)しか使っていません!

こんなカンタンに自動化できるなんて・・・感動です。

作成手順のおさらいをしましょう。

作成手順のまとめ
  1. Formsで在庫登録フォームをつくる。
  2. スプレッドシートで集計表を作成する。
  3. 動作確認する。

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