【MOS合格者が解説】エクセル 見やすい TODOリストの作り方

突然、上司から「例の会議資料の進捗どうだ?」と聞かれて、アタフタした経験はありませんか?

「来週の会議資料の件は、現在対応中です。今週水曜日には提出できる見込みです。」なんてスマートに受け答えできたらかっこいいですよね。

(そもそもな話、進捗を聞かれる前に都度報告が必要なのでしょうが・・・)

それはさておき、日頃のタスク管理はとても重要です。

突然の上司からの質問にも回答できるように、見やすいTODOリストでタスクを管理しましょう。

今回はエクセルでとっても見やすいTODOリストを作る方法を解説します!

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自己紹介

ROBO
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ROBOです。30代サラリーマン。

 

エクセル・ワード・パワーポイント

MOS 365&2019の資格を取得しています。

仕事で資料を作成することが苦手でしたが、

このMOS資格試験の勉強を通じて基礎を学び、自信を持つことができました。

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見やすいTODOリストの完成例はこちら!

作成ポイント
  • タスクが増えると「№」も自動で入力されます。
  • 「着手日」と「期限」の曜日は日付を入力すると自動で表示されます。
  • 「期限」は当日中は赤色、翌日までは黄色、1週間以内は緑色で表示されます。
  • 「担当者」と「状態」はドロップダウンリストから選択できます。
  • 「状態」を完了にすると、その行はグレーで塗りつぶされます。
  • 「状態」を未着手にすると、自動的に赤字になります。

見やすいTODOリスト タスク管理で必要な項目とは?

いつまでに

「着手日」と「期限」の列で管理します。

「期限」は当日の日付と比較して色が変わるので、優先度をつけるときにも役立ちます。

誰が

「担当者」の列で管理します。

もし担当者が増える場合は別シートで作成してある”担当者リスト”に名前を追加するだけで、ドロップダウンリストで選択できるようになります。

もし個人的なタスクを管理する場合はこの列は作成しなくても問題ありません。

何を

「タスク名」の列で管理します。

部署で共有して使う場合は、誰が見てもわかるタスク名で管理してください。

見やすいTODOリスト テンプレートの作り方

ステップ1 表の作成(テーブル化)

まずは表頭から作っていきましょう。

「№」から順番に入力します。

「№」のところだけ関数を使います。セルB5に「=ROW()-4」と入力します。

ROW関数は行番号を教えてくれる関数です。

今回の例はセルB5は5行目ですので、5(行目)ー4で「1」という数字が返ってきます。

「タスク名」「着手日」「期限」を入力して表をテーブル化します。

Ctrl+Tでテーブル化しましょう。

テーブル化できましたら「タスク名」「着手日」「期限」の中身を入力しましょう。

別シートにドロップダウンリストで使う表を用意します。

「担当者」リストの中身は「田中さん・鈴木さん・中村さん」にしました。

「状態」リストの中身は「未着手・対応中・完了」としました。

「担当者」と「状態」列のリスト作成については以下の記事で詳しく手順を紹介しています。

ステップ2 表を見やすく加工

「着手日」と「期限」に曜日を自動で表示する方法

オレンジ枠の範囲を選択します。

Ctrlキーと1を押して「セルの書式設定」を表示します。

ユーザー定義>m”月”d”日”を選択します。

つづいてm”月”d”日”のところに(aaa)を追記します。m”月”d”日”(aaa)とします。

入力できたらOKを押します。

設定が完了すると以下のように曜日が自動的に入ります。

表(テーブル)のデザインを変更する方法

オレンジ枠の範囲を選択します。

「テーブルデザイン」をクリックします。

「テーブルのスタイル」からお好みのデザインを選択します。

今回は”なし”を選択しました。

「期限」に応じてセルの色を自動で変更する方法

「期限」の範囲を選択して、「セルの条件付き書式」をクリックします。

セルの強調表示ルール>日付 を選択します。

期限を「今日」にします。書式はそのままでOKです。

期限を「明日」にしたい場合は書式を「濃い黄色文字 黄色背景」に設定します。

同様の手順で「状態」列も設定します。

今回は「未着手」と入力されたら赤文字で表示するように設定しました。

「状態」が完了になったら行の色を塗りつぶす方法

行を塗りつぶしたい範囲を選択します。

「条件付き書式」をクリックします。

新しいルール>数式を使用して、書式設定するセルを決定 を選択します。

以下のとおり「$G5=”完了”」と入力します。(G列に 完了 と入力されたらという意味です。)

書式タブから塗りつぶしたいパターンを選択します。50%灰色を選択しました。

これで設定完了です。

「状態」列で完了が選択されると、その行がグレーで塗りつぶしされます。

あとは表の罫線などをお好みで修正して完了です!

細かい修正箇所については以下の動画をご覧ください。

まとめ

TODOリストは管理しやすい・見やすいことがとても大切です。

使いやすいようにカスタマイズして活用してください!

今回のTODOリストを作成するときに使ったショートカットキーを紹介します。

使ったショートカットキー

  • Ctrl + T テーブル化
  • Ctrl + 1 セルの書式設定

動画(YouTube)でおさらい

一連の流れを動画にまとめました。

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