【動画+図解】word 資料作成のコツ5選を徹底解説!

ワードで文章を作成するときに文字の間隔を揃えたり、行間を整えたりと微調整が大変だなと感じたことはないですか?

私はこれがイヤでワードを使う機会が減っていたのですが、改めて勉強してみると効率よく文書が作成できる技がたくさんありました。

今回は知識ゼロの状態でわかる「word 資料作成のコツ5選」を徹底解説します!

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word 資料作成のコツ5選はこちら!

①資料の書式とスペースは一旦クリアする(ベタ打ちの状態にする)

②文書の位置はブロックごとに調整する(ショートカットキーを使う)

③箇条書きの編集はまとめてやる

④行間の調整は「段落前後に間隔を追加」を使う

⑤箇条書きの項目名は「均等割り付け」を使う

また、ワードで文書を作成するときの時短技としてお伝えしたいのが、「まずはすべて(左詰めの)ベタ打ち状態で作成する」ということです!

文書作成に必要な文字の装飾や箇条書きの数字入れなどは、ベタ打ちが終わったあとにやりましょう。途中で色々編集してしまうと、かえって効率が悪くなります。

ワードでつくる 見やすい表のデザインはこちら

今回作成する資料はこちら

よくあるビジネス文書ですが、こちらの資料は文字がすべて打ち込んである状態で編集に掛かった時間はわずか3分です!

しかも文字の位置を調整する際にスペースキーは1回も使っていないのです!

驚きませんか?今までスペースキーを使って調整していた方は必見ですよ。

それでは1つずつ解説していきますのでご覧ください。

word資料の作成手順

①資料の書式とスペースは一旦クリアする

よくある資料の例として、文字位置を調整するために「スペースキー」をめっちゃ使っている例をご紹介します。こちらの資料を修正してみましょう。

編集記号を表示する

まず、画面上部の「ホーム」タブの中の「編集記号の表示/非表示」ボタンをクリックします。

こちらを押すとスペースキー・改行キーの位置がわかるようになります。

赤枠内の□(四角)で表示されている箇所がスペースキーが押された箇所です。

スペースキーをすべて削除する

手作業でやると大変なので、こんなときは「置換(ちかん)」機能を使って、すべてのスペースキーを1発で削除しましょう。

ショートカットキー

Ctrl + H 置換

「すべて置換」を押します。

これですべてのスペースを1発で削除することができました。

文書の書式をクリアする

つづいて文書全体の書式をクリアしましょう。

文書全体を選択します。余白を素早く3回クリックします。

つづいて「すべての書式をクリア」をクリックします。

これで書式がクリアされました。

②文書の位置はブロックごとに調整する

日付・会社名・代表者名・敬具・以上は「右揃え」

表題・記は「中央揃え」にします。

表題はショートカットキーを使ってフォントを拡大しましょう。

ショートカットキー
  • Ctrl + R 右揃え
  • Ctrl +E 中央揃え
  • Ctrl +Shift + > フォントサイズ拡大(< で縮小)

目で見ながら調整できるので、とても便利なショートカットです。

③箇条書きの編集はまとめてやる

箇条書きする範囲を選択して「箇条書き」を設定します。

全体の位置を「インデント」でずらします。

「インデントを増やす」ボタンを3~4回クリックします。

箇条書きの”項目名”と”詳細”の間隔を決めます。文字数が多いものを基準にします。

今回は「申込み方法」が一番文字数が多いのでこちらを基準にしました。

だいたいの位置でルーラーの数字の下をクリックすると「L字」マークが表示されます。

項目名と詳細の間をクリックして、Tabキーで文字の開始位置を調整します。

【例】「日時」と「2021年7月14日~」の間をクリックしてTabキーを押します。

箇条書きの設定をする段階で、すべての範囲を選択しておくことがポイントです。

④行間の調整は「段落前後に間隔を追加」を使う

箇条書きの範囲を選択します。

つづいて「行と段落の間隔」をクリックします。

「段落前に間隔を追加」をクリックします。

これで箇条書き範囲の行間を広げることができました。

行間を広くすると箇条書きが見やすくなります。

⑤箇条書きの項目は「均等割り付け」を使う

最後に箇条書きの「項目名」を均等割り付けしましょう。

Ctrlキーを押しながら項目名を複数選択します。

「均等割り付け」ボタンを押します。

今回は「4字」で設定します。

すると4文字分のスペースで文字の幅を均等に割り付けることができます。

これですべての設定が完了しました!お疲れ様でした。

【完成品】

まとめ

いかがでしょうか。

今回のポイントと使ったショートカットキーを整理します。

ポイント・使ったショートカットキー

①資料の書式とスペースは一旦クリアする(ベタ打ちの状態にする)

②文書の位置はブロックごとに調整する(ショートカットキーを使う)

③箇条書きの編集はまとめてやる

④行間の調整は「段落前後に間隔を追加」を使う

⑤箇条書きの項目名は「均等割り付け」を使う

使ったショートカットキー
  • Ctrl + H 置換
  • Ctrl + R 右揃え
  • Ctrl + E 中央揃え
  • Ctrl +Shift + > フォントサイズ拡大(< で縮小)

動画(YouTube)でおさらい

一連の流れを動画にまとめました。音声解説付きです。

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