知らないと損！好かれる人のメール術　上手なお願い・主張・催促 編

こんにちは。ろぼです。

日ごろ使い慣れているメール。使い慣れているツールだからこそ、思わぬところで相手に失礼になってしまったり、不快にさせてしまったりしているかもしれません。

今回は、好かれる人のメール術　上手なお願い・主張・催促というテーマで解説します。

仕事やプライベートで活かしていきましょう。

今回ご紹介する内容は、オンラインスクールSchooにて「もう悩まない 文字で“伝わる“コミュニケーション技術(山口拓朗 先生)」の講座内容をもとに、自分が感じたこと・調べたことをまとめました。

自己紹介

自分が言いたいことだけ書かない

メールの受け手として、このメール嫌だなと感じるのはどんな時ですか？

冷たい、上から目線、意味が分からないと感じるときではないでしょうか。メールでのコミュニケーションが苦手な人には、ある共通点があります。それは、自分本位。自分が言いたいことだけ書いてしまうのです。

これとは逆に、好かれる人のメールは相手本位。相手の立場を意識してメールを作っているので、好意と信頼を寄せてもらうことができます。

その結果、相手が自分の望みどおりに動いてくれます。たとえば、メールの受け手が「よし、やるか！」とやる気を出して行動してくれるのです。

人は感情の生き物。思いやりが大切。

なぜ、自分本位な人のメールは嫌われてしまうのでしょうか。それは、メールの受け手は機械ではなく、感情を持っている人だからです。

メールは必要な情報を伝えるだけのツールと割り切って、効率を求めることもできます。しかし、効率を求めることによって自分本位なメールを送りがち。

特に、何かをお願いする・主張する・催促する場面では、相手本位の思いやりのあるメールを作るようにしましょう。メールを作るのに多少時間を割いたとしても、長い目で見れば、信頼関係を築くことができて仕事がしやすくなります。

相手から快諾してもらう　お願い・依頼メールの作り方

具体的なメールを作るときのポイント、文例を紹介します。

お願い・依頼メールのポイント

相手の自己重要感を高める言葉を使いましょう

自己重要感とは、「自分は重要な存在である」という自己認識。言い換えれば、自ら動きたくなる気持ちを起こさせることとも言えます。

ここでアメリカの実業家・チャールズ・シュワッブの言葉を紹介します。

「私には、人の熱意を呼び起こす能力がある。これが、私にとっては何物にも代えがたい宝だと思う。他人の長所を伸ばすには、ほめることと、励ますことが何よりの方法だ。上役から叱られることほど、向上心を害するものはない。私は決して人を非難しない。人を働かせるには激励が必要だと信じている。だから人をほめることは大好きだが、けなすことは大嫌いだ。気に入ったことがあれば、心から賛成し、惜しみなく賛辞を与える」

これがシュワッブのやり方である。

ところが、一般の人はどうか？まるで反対だ。気に入らなければめちゃくちゃにやっつけるが、気に入れば何も言わない。

デール・カーネギー著　「人を動かす」

相手のことを良いと思っていても、思っているだけでは伝わりません。言葉にして伝えていきましょう。

NG文例

〇〇さん、アンケートの集計を手伝ってください。よろしくお願いします。

内容はシンプルですが、お願いされる側としては「今忙しいんだけど…。私じゃなくても良くない？」と感じてしまいます。

好かれる文例

受け手が素直な人であれば、「よし！やろう！」とやる気が出ますね。

相手をムカッとさせない　意見・主張メールの作り方

意見・主張メールのポイント

相手のことを尊重しながら、自分の意見や主張を伝える

自分の言いたいことだけを押し通すのではなく、相手のことを尊重することが大切。これを、アサーティブコミュニケーションといいます。

アサーティブというのは“相手を尊重した上での自己主張”を意味します。コミュニケーションに勝ち負けもないのですが、わかりやすく言えば、“win-win”の関係を構築するコミュニケーションのことです。自己主張をすることで相手から嫌われてしまうのは誰でも避けたいですし、だからと言って自分自身が言いたいことを言えずに我慢し続けるのは苦しいですよね。その中間に位置するのがアサーティブなのです。

桑野麻衣 著　「オンラインでも好かれる人・信頼される人の話し方」

上司に対して噛みつき癖がある方や、思っていることを言葉にできない方は注意しましょう。

NG文例

〇〇さんは管理職ではないですよね。余計な提案はどうぞお控えください。

これは部下から上司(管理職)へ何かを提案したときの、上司からの返信の例です。このメールを受けた部下としては、「せっかく提案したのに…。もう知らん。」と非協力的になってしまう恐れがあります。

もともと、部下が提案したメールの文面に問題があった可能性もありますが…。

カチンとくるメールを受け取ったときに即返信すると、売り言葉に買い言葉となってしまいます。気持ちを落ち着かせるために時間を置くことをオススメします。

好かれる文例

相手を尊重した上で、自分の意見も主張している”win-win”の関係ですね。ちょっとした工夫で、ここまで印象が変わるのは驚きます。

相手に確実に行動させる　催促メールの作り方

催促メールのポイント

相手の逃げ道を用意しておきましょう

こちらに非が無い場合、つい相手の逃げ道を塞いで正論をかざしてしまいがち。気持ちはわかりますが、それだけでは人は動かないことを覚えておきましょう。

NG文例

□□報告書がまだ届いておりません。締め切りを過ぎているため、至急お送りください。

命令口調で言われると、たとえ自分が悪かったとしても「なんで命令口調なんだよ。偉そうに。」と感じませんか？

好かれる文例

思いやりのあるメールなので、受け手がイヤな気分になることはないでしょう。

何かを催促するメールは、できれば送りたくないですよね。

そんな時は、締め切り後まで待つのではなく、事前に締め切りをアナウンスするメールを送るなどして、自分も相手もストレスなく仕事できるように工夫してみましょう。

言いにくいこと言いやすくするコツ

言いにくいことを言いやすくするコツは、必要に応じてクッション言葉を使うです。

クッション言葉とは、ストレートに言ってしまうとキツくなる言葉の衝撃をやわらげてくれる働きをもつ言葉。クッション言葉を使うことで、相手への配慮や思いやりを示すことができます。

ただし、1つのメールでクッション言葉を多用するとクドイ印象になるので、使いすぎには注意しましょう。

まとめ

今回は好かれる人のメール術　上手なお願い・主張・催促というテーマで解説しました。

人は感情の生き物だということを前提に、思いやりのあるメールを作るようにしましょう。

自分が変わることで、きっと仕事がしやすい環境になります。

参考書籍

読書が苦手な方へ

本を読むことは良いことだとわかっていても苦手…と感じる方は「本を聴く」習慣から始めてみませんか。通勤中や家事をしながらラジオ感覚で気軽に始められます。ぜひお試しを！

最後までご覧いただき、ありがとうございました。