こんにちは。ろぼです。
TODOリストやタスク管理表。
仕事で使う頻度が高いエクセルの表ですが、表の状態が変わるたびに手動で行の色を塗りつぶしていませんか？
たとえば、タスク管理表で”完了”したものは、行を選択して色をグレーに塗りつぶして…みたいな作業です。これってものすごく面倒ですよね。
今回は、条件によって自動的に行を塗りつぶす方法をわかりやすく解説します。
- 行の塗りつぶし方法がイマイチわからない
- 手動で行の色を変える作業が面倒だと感じている
- 第三者が見ても、状況が一目でわかる表を作りたい
設定するポイントは「範囲」「条件」「書式」の3つだけ！
条件によって自動的に行を塗りつぶすためにはエクセルの「条件付き書式」という機能を使います。
この条件付き書式を設定するときのポイントは「範囲」「条件」「書式」の3つ。
設定の例をお見せしましょう。下の図は「済」の列に「済」という文字が入力されたら、№から担当者までの行が塗りつぶされるという設定です。
タスクの対応状況が一目でわかるようになりました！
数式を使用して条件付き書式を設定しよう
仕事でよく使う、エクセル 行の塗りつぶしパターンを5つご紹介します。
パターン1 タスク管理表で「済」になった行を塗りつぶそう
完成例
さきほどの例でご紹介した内容です。タスク管理表で「済」が入力されたら行を塗りつぶす設定です。
設定手順
まずはタスク管理表を用意します。
行を塗りつぶしたい範囲を選択します。
ホームタブの《条件付き書式》から《新しいルール》をクリックします。
《数式を使用して、書式設定するセルを決定》を選択します。
次の数式を満たす場合に値を書式設定の欄に《=$E4=”済”》と入力します。
これは「E4セルから始まる列に「済」という文字が入力されたら…」という意味です。$(ドルマーク)を入れる位置に注意しましょう。
《書式》ボタンをクリックします。
パターンの種類をクリックして、塗りつぶしたいパターンを選択します。今回は《50%灰色》を選択します。
《OK》ボタンを押します。
こちらの画面でも《OK》ボタンを押します。これで設定は完了です！
動作確認
済の列(E列)に、《済》と入力してみましょう。
E4セルに《済》と入力したら、№から担当者までの行を塗りつぶしできました！
E6とE7セルにも同様に《済》と入力して、塗りつぶしを確認できました。
パターン2 特定のセルと同じ値を含む行を塗りつぶそう
完成例
特定のセルと同じ値を含む行を塗りつぶす方法を解説します。
設定手順
物品管理表を用意します。その際、発注先を選択できるセル(J3)を用意しておきましょう。
行を塗りつぶす範囲を選択します。
ホームタブの《条件付き書式》から《新しいルール》をクリックします。
《数式を使用して、書式設定するセルを決定》を選択します。
次の数式を満たす場合に値を書式設定の欄に《=$D4=$J$3》と入力します。
これは「D4セルから始まる列の値と、J3セルの値が同じだったら…」という意味です。$(ドルマーク)を入れる位置に注意しましょう。
《書式》ボタンをクリックします。
行を塗りつぶす色を選択します。今回はこちらの色にしました。
《OK》ボタンを押します。
《OK》ボタンを押します。 これで設定完了です！
動作確認
発注先セル（J3）に《A社》と入力してみます。
発注先にA社が含まれる行の色を塗りつぶすことができました。
同様に発注先セル(J3)に《B社》と入力してみます。
発注先にB社が含まれる行の色を塗りつぶすことができました。
パターン3 合計金額が500円以上の行を塗りつぶそう
完成例
合計金額が500円以上の行を塗りつぶす方法を解説します。パターン2で使った「物品管理表」を再利用します。
設定手順
パターン2で使用した物品管理表です。(再利用…)
行を塗りつぶす範囲を選択します。
ホームタブの《条件付き書式》から《新しいルール》をクリックします。
《数式を使用して、書式設定するセルを決定》を選択します。
次の数式を満たす場合に値を書式設定の欄に《=$G4>=500》と入力します。
これは「G4セルから始まる列の値が、500以上だったら…」という意味です。$(ドルマーク)を入れる位置に注意しましょう。
《書式》ボタンを押します。
行を塗りつぶす色を選択します。今回はこちらの色にしました。
《OK》ボタンを押します。
《OK》ボタンを押します。 これで設定完了です！
動作確認
合計金額(G列)が500円以上の行を塗りつぶすことができました。
試しに「№5 シャーペン」の合計金額を300円にしてみると、行の塗りつぶしが解除されました。
パターン4 タスクの状態ごとに行を塗りつぶそう
完成例
タスク管理表で「未着手」「対応中」「完了」が一目でわかるように、行を塗りつぶす方法を解説します。
設定手順
タスク管理表を用意します。パターン1とほぼ同じです…。
行を塗りつぶす範囲を選択します。
ホームタブの《条件付き書式》から《新しいルール》をクリックします。
《数式を使用して、書式設定するセルを決定》を選択します。
次の数式を満たす場合に値を書式設定の欄に《=$E4=”未着手”》と入力します。
これは「E4セルから始まる列の値が、未着手だったら…」という意味です。$(ドルマーク)を入れる位置に注意しましょう。
《書式》ボタンを押します。
行を塗りつぶす色を選択します。こちらの色を選択しました。
《OK》ボタンを押します。
《OK》ボタンを押します。
未着手の行を塗りつぶすことができました！
対応中、完了も同様の手順で設定します。
数式入力
- 対応中は《=$E4=”対応中”》
- 完了は 《=$E4=”完了”》 と入力します。
塗りつぶす色は、お好きな色を選択してください。
動作確認
未着手、対応中、完了の状態が一目でわかるようになりました。
№5の定時業務の状態を《完了》に変更してみましょう。
行の色が 薄いグリーンからグレーに変化しました！
パターン5 日付が入力されたら行を塗りつぶそう
完成例
日付が入力されたら行を塗りつぶす方法を解説します。
設定手順
タスク管理表を用意します。
行を塗りつぶす範囲を選択します。
ホームタブの《条件付き書式》から《新しいルール》をクリックします。
《数式を使用して、書式設定するセルを決定》を選択します。
次の数式を満たす場合に値を書式設定の欄に《=$E4<>””》と入力します。
これは「E4セルから始まる列の値が、空白ではなかったら…」という意味です。何か入力されたら…と言い換えることもできます。
《書式》ボタンを押します。
行を塗りつぶす色を選択します。
《OK》ボタンを押します。
《OK》ボタンを押します。これで設定完了です！
動作確認
完了日付が入力されている行を、塗りつぶしできました。
№4 日報作成の完了日付を入力してみると、行の色がグレーに変化しました！
まとめ
今回は、条件によって自動的に行を塗りつぶす方法をパターン別に解説しました。
条件付き書式の機能を活用することで、普段使っているエクセルの表が一段と見やすくなりますので、ぜひ活用してみてください。
設定するときのポイント
- 範 囲：塗りつぶしたい範囲は？
- 条 件：塗りつぶす条件は？
- 書 式：塗りつぶす色は？
セルの塗りつぶしが反映されない場合はこちらの記事をご覧ください。
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