ビジネスパーソンが知りたい!メール誤送信防止策とは?(Gmail編)

こんにちは。ろぼ(@nb_san_pc)です。

普段仕事で何気なく送ったメールが、確認ミスによって大きな事故に繋がってしまうことを想像したことはありますか?

社内メールで送り先を間違って「あ、すみません!間違えました~(;’∀’)」ぐらいのレベルなら誰しも経験があることだと思います。

ただ、誤送信してしまったメールに”社外には知られてはいけない情報”が入っていたら・・・取り返しのつかないことになってしまうかもしれません。

今回はそんな事故を未然に防ぐための、Gmailで使える便利な無料ツール機能を紹介します!

具体的な設定手順も解説しますので、ぜひ最後までご覧ください!

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ろぼ
ろぼ

ろぼです。

オンラインアシスタントとして、

資料作成や事務代行の仕事をしています。

【結 論】おすすめのGmail誤送信防止のツール・機能はこの2つ!

GMailSend Address Checker – 誤送信防止 –

1つ目がGoogleのchromeウェブストアから無料でインストールできるツール(拡張機能)です。

Gmailの初期設定では、メール作成画面で「送信」ボタンを押すと相手に送信されてしまいますが、このツールをいれることによって、メールを送信する前に「From」「To」「添付ファイル」などの項目をセルフチェックしてからでないと送信できない仕組みにできます。

ツールを設定すると以下のような画面になります。

https://chrome.google.com/webstore/detail/gmailsend-address-checker/gdckkpniogfhndklmlgbnolnkbceeofp?hl=ja
https://chrome.google.com/webstore/detail/gmailsend-address-checker/gdckkpniogfhndklmlgbnolnkbceeofp?hl=ja
このツールを設定すると?
  • 「送信」ボタンを「確認」ボタンに変更できる。
  • 「確認」ボタンを押すと確認ダイアログが出る。
  • From,To,Cc,Bcc,件名,添付 すべての項目にチェックを入れる
  • 「OK」でダイアログを閉じる。
  • 「確認」ボタンが「送信」に変わるので「送信」ボタンを押して完了。

Gmail 送信取り消し30秒設定

2つ目が「送信取り消し30秒設定」。

メールを送信した直後に「あっ!いかん!関係ない人に送ってしまった!( ゚Д゚)」という経験は皆さんにもあるのではないでしょうか?

Gmailの初期設定は、送信取り消し時間が「5秒」ですが、これを「30秒」に変更することができます!これで事故を未然に防げる可能性が少し高くなりますね。

なぜメール誤送信の対策が必要なのか?

メール誤送信による影響としては主に「個人情報・機密情報の漏洩」や「信頼を失う」ことが挙げられます。

個人情報・機密情報の漏洩

一度ネット上に出てしまった情報を「やっぱり、なかったことに!」とするのは、とても困難。情報漏洩によるプライバシーの被害も起きてしまいます。

信頼を失う

メールの誤送信をしてしまうと、送信相手のみならず、直接関係のない会社やお客さんからも「あの会社はプライバシーが守れない会社!」と不信感を抱かれてしまいます。

一度失われた信頼を取り戻すのはとっても大変。

【実践編】Gmailで誤送信を未然に防ぐ対策2選

メール誤送信は、多くの場合人的ミス、つまりヒューマンエラーによって起こります。

メールの宛先、件名、本文や添付ファイルに間違いがないか確認する必要がありますが、ツールを使ってセルフチェックできるようにしましょう!

冒頭でご紹介した「 GMailSend Address Checker – 誤送信防止 – 」と「 Gmail 送信取り消し30秒」の設定方法・使い方をご紹介します。

【設定手順】GMailSend Address Checker – 誤送信防止 –

まずはGoogleを開いて、こちらのリンクにアクセスします。

GMailSend Address Checker - 誤送信防止 -
メール送信前に、From,To,Cc,Bcc,件名,添付ファイルをチェックして、誤送信を防止します。 (C)DORASU

ページを開いたら画面右上の《Chromeに追加》をクリックします。

《拡張機能を追加》をクリックします。

この画面が出てきたら設定は完了です!

【使い方】GMailSend Address Checker – 誤送信防止 –

ツールの設定が終わりましたので、使い方を解説します。

Gmailを開いてメールを新規作成してみましょう。《作成》ボタンを押します。

メールの宛先(To,Cc,Bcc)・件名・本文を入力します。

メール作成画面の左下にある《確認》ボタンを押します。

送信前のセルフチェック画面が表示されます。Fromから添付まですべての項目にチェックを入れないとメールを送信できないという仕組みなのです。

すべての項目にチェックを入れると、《OK》ボタンが押せる状態になります。

《OK》ボタンを押したらメール送信完了です!

【設定手順】Gmail 送信取り消し30秒

メール送信の取り消しを初期設定の「5秒」から「30秒」に変更する方法を解説します。

Gmailの画面右上の設定ボタン《歯車マーク》を押します。

《すべての設定を表示》を押します。

設定画面が開きますので、《全般》タブの送信取り消しにて、取り消せる時間を5秒から《30秒》に変更します。

画面下部の《変更を保存》ボタンを押して設定完了です!

【使い方】Gmail 送信取り消し30秒

使い方はいたってシンプル。

メールを送信した直後、画面左下に「メールを送信しました。」と表示されます。

《元に戻す》をクリックします。

すると、「送信を取り消しました。」と表示されますので、これで取り消し操作OKです。

まとめ

今回はメール誤送信を未然に防ぐための、Gmailで使える便利な無料ツール機能を紹介しました。

「メールの誤送信?私は大丈夫。そんなミスしないから。」そう思っていても、誰にでもミスする可能性はあります。いざという時に備えて、事前に対策しておきましょう!

それでは本日ご紹介したツールと機能のまとめです。

まとめ
  • 《ツール》GMailSend Address Checker – 誤送信防止 –
  • 《機能》 Gmail 送信取り消し30秒

↓↓↓ ツールのインストールはこちらからできます。↓↓↓

GMailSend Address Checker - 誤送信防止 -
メール送信前に、From,To,Cc,Bcc,件名,添付ファイルをチェックして、誤送信を防止します。 (C)DORASU

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最後までご覧いただき、ありがとうございました!

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