【あなたは大丈夫?】読みにくいメールを改善するワザ5選!

「この人のメール、読みづらいんだよな…。」と思った経験ないですか?

読みづらい!と思った時点で、内容が頭に入ってこないので、解読するのに時間が掛かってしまいます。

ある日の出来事

読みづらいメールを連発する人からのメールを受信。

ROBO
ROBO

うわ、あの人からメールだ…。

相変わらず読みづらいメールだな。

今忙しいから、あとで解読するか。

数分後・・・

おじさん
おじさん

さっき、メールしたけど…見た?

ROBO
ROBO

すみません!まだ見ていません!

おじさん
おじさん

急いで確認して欲しいのに、返信ないからさ…。

頼むよ…。

ROBO
ROBO

そもそも、あなたのメールが読みづらいから後回しにされるんだよ!

みんな同じこと思っているからな!

こんなこと無いですか?(私だけ?)

こんな方におすすめの記事です
  • がんばってメールを送っても、相手が反応してくれなくて悩んでいる。
  • 反応してくれない理由がわからない。
  • 自分が、読みにくいと思われるメールを送っていないか心配になった。

メールの中身はもちろん大切ですが、今回は、読みにくいメールを改善するワザを紹介します。

この記事の内容を意識すれば、きっと明日からは読んでもらえるメールを作ることができます!

先ほどの、メール下手おじさんが、普段どんなメールを送っているかは後ほどご紹介します…。

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自己紹介

ROBO
ROBO

ROBOです。30代サラリーマン。

WEBライターの仕事を始めました。

 

2021年8月 「WEBライター検定 3級」を取得。

なぜ読みやすくする必要があるのか?

そもそもな話ですが、なぜ読みやすいメールを書く必要があるのでしょうか。

ポイントは3つあります。

  1. メールは伝えたいことを確実に伝えるために書くもの。
  2. 最後まで読んでもらって、納得してもらうことが大事。
  3. 読みにくいメールは、最後まで読んでもらえない。

つまり、伝えたいことを確実に伝えるためには、最後まで読んでもらう必要があります。

先ほどのメール下手おじさんの場合は、「オレはメールを送った。(伝えた)」と思って満足していますが、受け手は読む気が失せて読んでいません。結果、何も変化がありません。

読みやすいメールを送る人は「相手に”伝わる”」ことを意識します。

“伝わる”とは、メール読んだ相手に行動を促すものです。

たとえば、「明後日着で、A社に資料を発送してほしい」とか「来週の水曜日までに議事録を作成して提出してほしい」です。

「伝える(自己満足)」と「伝わる(相手に行動を促す)」

ちょっとした言葉の違いですが、意味はまったく異なりますので注意が必要です。

読みにくいメールの特徴は?

  • とにかく長い!
  • 文字の装飾が派手!目がチカチカする。
  • 要点がつかめない。(で、何?となる)
  • 大量の文字がびっしり並んでいて、読む気が失せる。
  • 浸透していないビジネス用語(カタカナ)や読めない漢字を多用する。

あなたは大丈夫ですか?

ちなみにメール下手おじさんのメールは、いつもこんな感じです。

え?こんなメール送る人いないでしょ!と思ったあなた。

いるんですよ・・・。解読するのが本当に大変です。

読みにくいメールを改善するワザを使うとこんなにスッキリしますよ。

読みにくいメールを改善するワザ5選

読みにくいメールを改善するワザを具体的に紹介します。

①空白行を入れる

空白行の入れ方

  • 段落と段落の間に、空白行を入れる。
  • 段落は一つの話題で統一した文の集まりにする。
  • 話題が切り替わるところで、空白行を入れる。
  • 文章が長くなりそうなときは、3~5行を目安に空白行を入れる。

【例】矢印で示している箇所に空白行を入れています。

②横幅を意識する

文字幅は、長すぎると読みづらくなります。

20~30文字くらいで折り返すことを意識しましょう。

また、文節(意味が変わるところ)や読点(、)で改行しましょう。

③箇条書きを使う

箇条書きのメリット

  • 「読ませる」から「見せる」(視覚的にわかりやすい)
  • 情報を整理して伝えることができるので、記憶に残りやすい。

箇条書きの作り方

  • 項目の数を3~5個程度に絞る。
  • 必要に応じて、箇条書きを階層化する。
  • 箇条書きの記号は、文章の中で統一する。

【例】矢印で示している箇所が箇条書きです。

④漢字・ひらがな・カタカナを書き分ける

全体のバランスを見ながら、読み手に合わせて書き分ける必要があります。

たとえば、

「クライアントとのディスカッションの結果を、ドキュメントにまとめる。」

こちらはカタカナが多く、斬新さはありますが、年配の方には伝わりづらい表現です。

先方との議論の結果を文書にまとめる。」

こちらは漢字が多く、分かりやすい表現になっています。

⑤文字の装飾は極力しない

もう一度、メール下手おじさんのメールを見てみましょう。

赤字・青字・下線・太字・文字の大きさがバラバラ…。

何が重要で、何を伝えたいメールなのかわかりづらいですよね。

強調したいところだけ文字を装飾するのはOKですが、極力シンプルに、メリハリのあるメールにしましょう。

まとめ

読みにくいメールを改善するワザ5選 を紹介しました。

ワザ5選

①空白行を入れる

②横幅を意識する

③箇条書きを使う

④漢字・ひらがな・カタカナを書き分ける

⑤文字の装飾は極力しない

ちょっとずつ意識すれば、必ず改善できます。

明日から、メール下手おじさんが減ってくれるといいなと思います。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

 

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