【MOS合格者が解説】人に話したくなる!パワーポイントの便利技5選

ある日の会話

イマイチくん
イマイチくん

仕事でパワーポイント使ったことはあるけど、いろんな機能があるよね。

意外と知られていない便利技があったら教えてほしいな。

ROBO
ROBO

たしかに、いろんな機能がありますね。

 

それでは、今回はMOS資格試験の勉強をして知った、

パワーポイントの便利技を解説します!

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自己紹介

ROBO
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2021年7月にMOSパワーポイント 365&2019の試験に合格しました!

 

その他、2020年10月にMOS エクセル、2021年7月にMOSワードも合格しました!

今までは仕事で資料を作成することが苦手でしたが、このMOS資格試験の勉強を通じて基礎を学び、自信を持つことができました。

今回は、あまり知られていないパワーポイント 365&2019の便利技を解説します!

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MOS資格の勉強をして知った便利技・5選

❶目的別スライドショー

「目的別スライドショー」とは、既存のプレゼンテーションをもとに、目的に合わせて必要なスライドだけを選択したり、スライドの順序を入れ替えたりして独自のスライドショーを実行できる機能です。

こんな場面で使えます!

発表時間や会議の出席者の都合に合わせて、スライドショーのパターンをいくつか用意するときに便利です。

使い方の例

スライドが全部で5ページあります。

そのうち、スライド2~4だけをスライドショーで紹介しましょう。

《スライドショー》タブをクリックします。

《目的別スライドショー》をクリックします。

《新規作成》をクリックします。

スライドを選択します。(2,3,4を選択しました。)

《追加》をクリックすると、目的別スライドショーのスライドに追加されます。

スライドショーの名前を入力します。(簡易版と入力しました。)

入力したら《OK》をクリックします。

これで完成です。あとは《開始》を押すとスライドショーがはじまります。

 

❷サマリーズーム

サマリーズームとは、選択したスライドのサムネイル(縮小画像)を一覧にした目次のようなスライドを挿入できる機能です。スライドショー中にサムネイルをクリックするとスライドに移動することができます。

こんな場面で使えます!

目次スライドを作る必要がなくなります。これは画期的!

使い方の例

スライドが7ページあります。

2ページ目と6ページ目にサマリーズームを設定してみよう。

スライド1をクリックします。

《挿入》タブをクリックします。

《ズーム》の中の《サマリーズーム》をクリックします。

2、3、4、5のスライドにチェックを入れます。

《挿入》をクリックします。

スライド2の場所に、サマリーズームのスライドが挿入されました。

タイトルを編集します。(”新製品のご紹介”にしました。)

同様に、スライド7(よくある質問)の位置にサマリーズームを挿入したら完成です。

動作を確認してみましょう。

《スライドショー》をクリックします。

《最初から》をクリックして動作を確認できます。

 

❸図形の配置

図形やテキストボックスの位置を調整するときに便利な機能です。

こんな場面で使えます!

図形やテキストボックスを、マウスで微調整する必要がなくなります。

使い方の例

位置がバラバラの図形を、上下左右キレイにそろえましょう。

位置がバラバラの状態です。

Ctrlキーを押しながら図形を選択します。

《グラフィック形式》をクリックします。

《配置》の中の《上下中央揃え》をクリックします。

同様に《スライドに合わせて配置》をクリックします。

《左右に整列》をクリックします。

これで完了です。キレイに配置できました!

❹YouTube(動画)の挿入

企業研修などで、プレゼン資料に動画を入れることも多いかと思います。

スライドには、MP4やWMVなどの動画ファイルや、MP3やWAVなどの音声・音楽ファイルを挿入できます。パワーポイントでは、動画ファイルを「ビデオ」、音声・音楽ファイルを「オーディオ」といいます。

こんな場面で使えます!

オンライン動画をスライドに挿入したい。

使い方の例

YouTubeの動画をスライドに挿入してみよう。

新しいスライドを挿入します。(タイトルとコンテンツ)

《挿入タブ》をクリックします。

《ビデオ》の中の《オンラインビデオ》をクリックします。

こちらの枠内にYouTube動画のアドレスを貼り付けます。

★こちらはYouTubeの動画を再生している画面です。

《共有》ボタンをクリックします。

《コピー》をクリックすると、アドレスがコピーされます。

★パワーポイントの画面に戻ります。

キーボードのCtrl+Vを押して、アドレスを貼り付けます。

貼り付けができましたら、画面右下の《挿入》ボタンを押します。

これで挿入できました!

 

❺SmartArtを作成

「SmartArtグラフィック」とは、複数の図形を組み合わせて、情報の相互関係を視覚的にわかりやすく表現した図解のことです。さまざまな種類のSmartArtグラフィックがあらかじめ用意されています。

※この機能はWordやExcelにもございます。

こちらの機能については先日記事を作成しました。

こちらをご覧ください。

 

番外編

MOS資格試験の範囲ではないのですが、面白い機能があったのでご紹介します。

アイコン 人物切り絵

《挿入》タブの《アイコン》の中に、人物の切り絵があるのですが…。

明らかに和名なのに、画像はがっつり外国の方というギャップがおもしろいです。

たとえば・・・「ソウタ」。

ケンイチロウ。

ダイシロウ。

こんな感じ。なんじゃこりゃ(笑)

まとめ

パワーポイント 365&2019の便利技を解説しました。

知らない機能はありましたか?個人的には「サマリーズーム」がめちゃくちゃ便利だなと感じました。

ぜひ仕事で活用してみてください!ありがとうございました。

MOS資格試験に合格したい方へ

さいごに書籍の紹介です。

パワーポイントのMOS資格試験はこの1冊だけで十分合格できます。

勉強方法はこちらをご覧ください。

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